Министерство труда и социальной защиты рассказало, к каким кадровым документам нельзя применять ЭДО и может ли сотрудник в электронном виде отозвать заявление об увольнении.

Когда КЭДО применять нельзя

В письме от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97 Минтруд напоминает, что статья 22.1 Трудового кодекса РФ запрещает применять электронной кадровый документооборот (КЭДО) для некоторых документов:

• трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников;
• актов о несчастном случае на производстве;
• приказов (распоряжений) об увольнении работников;
• документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Подписать такие документы можно только на бумажном носителе. В министерстве пояснили, что исключение сделано для защиты интересов работников. Поэтому в перечень включены документы, которые используются для расследования несчастных случаев на производстве, оспаривания увольнения или нарушения трудовых прав. 

Изъятие приказов об увольнении из-под действия КЭДО не допускает одностороннего изменения соглашений, в том числе «задним числом». Оформленные в бумажном виде акт о несчастном случае на производстве и документ о прохождении инструктажей по охране труда не позволят работодателю нарушать права работников, а сотрудникам не дадут возможности злоупотреблять своими правами. 

Отзыв заявления об увольнении

Отзыв заявление об увольнении не входит в перечень вышеуказанных документов, к которым запрещено применять кадровый электронный документооборот. В этом случае  ведение КЭДО – право работодателя. Он самостоятельно локальным актом определяет список документов и работников, которые могут участвовать в электронном документообороте, за исключением перечисленных в статье 22.1 ТК РФ актов. 

Поэтому отзыв заявления об увольнении можно отправить в случае, если:

• работодатель осуществляет электронный документооборот с сотрудником;
• локальный нормативный акт компании допускает применение КЭДО в отношении отзыва заявления об увольнении.

Таким образом, согласно законодательству и разъяснениям Минтруда, работодатель вправе применять электронной документоборот почти для всех кадровых документов: 

• приказ на отпуск и командировку, 
• расчетные листки, 
• табель учета рабочего времени,
• трудовой договор, 
• коллективный договор,
• должностные инструкции
• приказ о премировании
• приказ о переводе на удаленку и других. 

Исключение касается только 4 вышеупомянутых актов, для которых использование КЭДО может нарушить права работника.